Lundi, 05 Février 2018 18:30

La BAD recherche un Chargé des Activités Institutionnelles en Chef

Titre du poste: Charge des Activités Institutionnelles en Chef

Grade: PL3

Poste N°: 50071097

Référence: ADB/17/546

Date de publication: 01/02/2018

Date de clôture: 14/02/2018

Pays: Côte d'Ivoire

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence principale (SNVP) est chargée d'appuyer le Président dans la gestion quotidienne du Groupe de la Banque pour atteindre son objectif stratégique et promouvoir une culture de la performance harmonisant tous les processus et les systèmes afin d'obtenir des résultats à fort impact. Le Vice-président principal (SVP) dirige également efficacement la haute direction. Le titulaire est chargé de coordonner de façon harmonieuse la mise en œuvre et le suivi des décisions clés de la Banque en plus de déterminer les faiblesses institutionnelles et de gestion et de proposer des mesures correctives qui s'imposent. Le SVP préside les réunions du Comité de coordination de la haute direction (SMCC) et du Comité des opérations (OpsCom) et dirige les discussions de la haute direction, les processus décisionnels et veille à la mise en œuvre des principales décisions du conseil et de la direction, y compris l'audit interne et les recommandations d'évaluations indépendantes. Le titulaire supervise et assure également la conformité de la Banque aux exigences de ses politiques et stratégies, y compris les garanties fiduciaires, environnementales et sociales, les fonctions de gestion des risques, etc.

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :

Le rôle du Directeur de SNDI consiste à coordonner et à appuyer le SVP dans l’exercice de ses responsabilités liées :

i) à la coordination de la mise en œuvre des activités à l’échelle de la Banque;

ii) au suivi des performances et des résultats institutionnels;

iii) à la promotion de l’efficacité et de l’efficience organisationnelle/institutionnelle; et

iv) à la supervision des unités organisationnelles qui relèvent directement du SVP. Le directeur de SNDI assure par ailleurs le secrétariat du Comité de coordination de la haute direction (SMCC) et apporte son soutien au SVP lors des réunions et des comités des conseils.

LE POSTE :

Sous la supervision du Directeur de SNDI, le Chargé des activités institutionnelles en chef est responsable du fonctionnement quotidien de SMCC. En tant que secrétaire de SMCC, le titulaire est chargé d'organiser des réunions hebdomadaires et autres réunions spéciales de SMCC, de prendre des notes et de préparer les procès‑verbaux et les rapports instantanés après chaque réunion.

C'est au titulaire qu'il revient de préparer l'ordre du jour du SMCC, en collaboration avec les « front office » des différents complexes du Groupe de la Banque.

Il est également chargé de coordonner avec efficacité la gestion quotidienne des activités de SMCC, de surveiller et de faciliter la mise en œuvre efficace des décisions clés de SMCC, de surveiller et de faciliter la mise en œuvre efficace des recommandations d'audit interne, de veiller à ce que les complexes exécutent de façon uniforme les décisions du conseil et de la direction, de participer aux réunions de l'AUFI et de présenter des rapports au SVP, en plus de coordonner des réunions pertinentes de la haute direction.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision directe et la supervision du Directeur de SNDI et du Vice‑président principal, le Chargé des activités institutionnelles en chef assumera les fonctions suivantes :

1  Fournir des services de coordination et de secrétariat au SMCC sous la supervision du Directeur et du SVP; planifier à l'avance en gérant activement la réserve de projets de SMCC; proposer un ordre du jour hebdomadaire ou spécial de SMCC (en tenant compte des priorités de l'organisation); examiner les documents et soumettre des notes d'information au président; coordonner la logistique de la réunion; et préparer des rapports à l'issue des réunions (rapports flash PRST, procès-verbaux de réunions et tableaux des questions découlant des réunions).

2  Diriger et coordonner le suivi efficace de la mise en œuvre des décisions stratégiques prises par SMCC. Assurer la liaison avec le secrétariat du Comité des opérations (OpsCom) et avec le « front office » du Président, le cas échéant.

 

3  Agir à titre de coordonnateur de l'audit du bureau du SVP et des unités relevant de PCSC : coordonner les activités d'audit interne touchant directement ces unités et s'assurer que les plans d'action sont adaptés et cohérents.

4  Coordonner le suivi périodique de la mise en œuvre par la direction des recommandations de l'audit interne : recueillir des données auprès des complexes; consolider, examiner et valider ces données avant de les soumettre au département de l'audit interne (PAGL); et coordonner la réponse de la direction au rapport de suivi de PAGL à l’intention d’AUFI.

5  Travailler en collaboration avec les employés d’autres « front office » pour faire régulièrement le point des activités à travers les complexes, en portant à l’attention du SVP les questions qui méritent d’être relevées.

6  Servir de point focal au sous-comité du conseil de l'AUFI et à d'autres comités spécialisés, à la demande du SVP.

7  Servir de point focal pour l'implication du SVP auprès des unités organisationnelles suivantes : audit interne (PAGL), enquêtes (PIAC), complexe des finances (FIVP), intégrité (PETH), risques (PGRM), conformité (CRMU), évaluations (BDEV), sécurité (PECU) et le bureau du Président (PCSC).

8  Surveiller l'exécution des décisions prises au cours des réunions de l'AUFI ou d'autres réunions, à la demande du SVP.

9  Examiner les documents / correspondances et fournir des commentaires / conseils au besoin, à l'attention du SVP.

10    Fournir un soutien technique au SVP et au directeur de SNDI lors de réunions avec des parties internes et externes, rédiger des procès-verbaux et préparer des notes de synthèse pour faciliter le suivi et la mise en œuvre des décisions.

 

11      Représenter le bureau du SVP dans les initiatives et groupes de travail entre complexes (par exemple, le Comité de coordination des aspects liés au changement climatique).

Critères de sélection

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.  Avoir au moins un master (ou un diplôme équivalent) en administration des affaires, en administration, en gestion, en finances, en économie ou dans une discipline connexe.

2.  Justifier d’au moins sept (7) années d’expérience professionnelle pertinente en coordination, en suivi de la performance, en audit, en gestion du risque et en gestion du budget auprès d’organisations internationales.

3.  Avoir d'excellentes compétences techniques et analytiques en matière d'efficacité organisationnelle et de problèmes de suivi des performances.

4.  Avoir des compétences approfondies dans le domaine de la réflexion critique, y compris la capacité à identifier et à évaluer et à faire cohabiter des intérêts et des priorités.

5.  Avoir une aptitude avérée à travailler au-delà des cloisonnements institutionnels avec diverses équipes et des compétences et expertises variées.

6.  Faire preuve d'une grande discrétion, de tact et de sensibilité lors d’interactions avec des clients internes et externes et des parties prenantes à tous les niveaux.

7.  Montrer une aptitude à analyser de manière critique des informations provenant de différentes sources (parfois conflictuelles) afin de parvenir à un jugement éclairé sur des questions complexes et transversales à l'échelle de la Banque, à l'attention du SVP.

8.  Démontrer une connaissance profonde de la Banque, une capacité d'analyse conceptuelle et stratégique; et une bonne compréhension des questions institutionnelles et opérationnelles.

9.  Avoir la capacité de gérer le stress causé par des demandes, priorités et délais multiples, simultanés et changeants; gérer une lourde charge de travail.

10.    Avoir d'excellentes compétences en communication écrite et orale (de préférence dans les deux langues de travail de la Banque Français et Anglais), et être capable de gérer les discussions avec les hauts fonctionnaires avec tact et diplomatie.

11.    Être apte à utiliser les applications standard de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint) ; la connaissance de SAP est un atout.

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES

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